Project Controls – een definitie

Het tijdperk van de “big shot” project manager is wellicht voorbij.

Project management is uitgegroeid tot zo’n multidimensionaal beroep, dat het niet langer realistisch is om uitmuntendheid in alle aspecten van projectmanagement te verwachten van slechts  één enkele persoon. Verschillende onderdelen van projectmanagement vereisen andere vaardigheden.

We onderscheiden 4 verschillende aspecten voor het beheren van een project:

• Het technisch aspect sluit nauw aan bij het product dat moet worden afgeleverd
• Het leidinggevende aspect inclusief management van het team en de belanghebbenden
• Het contractuele aspect zowel naar de klanten/de directie en de onderaannemers toe
• Het analytische aspect ook gekend als project controls

Bij Primaned zijn wij ervan overtuigd dat al deze aspecten het verdienen om te worden erkend als volwaardige beroepen. Wij hebben het laatste aspect, project controls, gekozen als het onze.

Hoewel project controls nog geen gevestigd begrip is in onze markt, hebben wij het gevoel dat er een sterke behoefte is aan een duidelijke definitie.

Wat is project controls alvast NIET?

We beginnen de definitie van project controls door een opsomming te geven van de onderdelen van projectmanagement die niet onder project controls vallen :

• Alle PM processen die zeer nauw en onlosmakelijk verband houden met producten van het project en uitgebreide kennis van deze producten (i.e. kwaliteitscontrole, definitie van de werkzaamheden, enz.).
• Alle PM processen die rechtstreeks verband houden met de integratie (zoals gedefinieerd door de PMI) en het sturen van de projectuitvoering.
• Alle processen die kunnen gezien worden als (zachte) vaardigheden nodig voor het algemeen leidinggeven van een projectteam en de belanghebbenden.
• Alle PM processen met betrekking tot Gezondheid, Veiligheid en Milieu.

Je kan je nu wel afvragen : “Wat is er dan te doen als projectmanager”? Nou, project controls!

Wat ís project controls?

Zo luidt onze definitie : “Project controls is het deel van projectmanagement dat de projectgegevens bepaalt, vormgeeft, analyseert, voorspelt, meet, rapporteert, visualiseert en zodoende inzicht geeft in het project dat de besluitvorming zal beïnvloeden, zodat de projecten een maximale waarde voor de belanghebbende zal creëren”.

Project controls professionelen zijn de analytische jongens. Zij die men kan vertrouwen om de juiste instrumenten en technieken aan te wenden teneinde inzicht in de gezondheid van het project te bezorgen. Zij die het overzicht hebben om proactief het team te waarschuwen over de impact van een verandering of vertraging op een ander deel van het project. Zij die data omzetten in informatie. Net zoals wij.

Project controls beslaat vele kennisgebieden binnen projectmanagement:

De échte waarde van de project controls technieken ligt heel vaak in het modelleren en analyseren van de integratie tussen deze kennisgebieden. Het moet ook gezegd dat deze kennisgebieden niet noodzakelijkerwijs volledig binnen de grenzen van project controls liggen. Een duidelijk voorbeeld is risicomanagement. Inderdaad, project controls is een toegevoegde waarde door het registreren, prioriteren, analyseren en rapporteren van risico’s. We kunnen ook optreden als moderator van de risico workshops, maar de identificatie van de risico’s en de verzachtende maatregelen zijn zo nauw verwant aan het onderwerp van het project, dat ze buiten onze reikwijdte liggen. Verschillende vakexperts zijn verplicht om deze informatie te leveren. Doeltreffend project controls is bijgevolg een inspanning van een heel team.